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Dématérialisation des processus

Alors que la mise en place du numérique s’accélère en France, quelles sont les étapes à suivre pour débuter ou continuer la dématérialisation d’une entreprise ?

Etape 1 : Identifier les processus internes et les services impliqués

La première étape, avant de parler de dématérialisation de l’entreprise, est d’identifier clairement tous les processus internes existants. L’entreprise a-t-elle un processus de vente ; un processus de facturation ; un processus de recrutement ? Quels sont leur périmètre, leurs éléments déclencheurs et leur niveau de performance ? Pour chacun de ces processus, existe-t-il des dépendances avec d’autres processus ou d’autres services internes ?

Chaque service impliqué dans ces processus internes aura des besoins différents et des outils particuliers pour assurer son rôle. Par exemple, le service des ressources humaines gère toutes les données des employés, personnelles et confidentielles, qui doivent rester accessibles qu’à un nombre limité de personnes. Ce service gère également les processus de création et d’envoi de bulletins de paie.

Cette rétrospective permet également d’identifier les processus clés à améliorer en priorité.

Etape 2 : Réaliser un audit des outils existants et des ressources matérielles

Après avoir identifié les processus internes, l’étape suivante est de référencer si d’autres outils sont déjà présents dans le fonctionnement de ces processus et de l’entreprise.

Qu’il s’agisse d’un site internet (parfois administré par SGC ou CMS)1, d’un outil de vente (GRC ou CRM)2 ou d’un logiciel de gestion interne (PGI ou ERP)3, les logiciels intégrés dans l’entreprise peuvent être variés et ne pas avoir les mêmes objectifs ou finalités.

Les logiciels métiers ont d’autant plus besoin de dialoguer avec les autres outils de l’entreprise car ce sont eux qui créent la majorité du flux documentaire et la plus-value.

Au niveau des ressources numériques et matérielles, les collaborateurs sont-ils équipés, dans les locaux ou en itinérance ? L’entreprise dispose-t-elle d’un parc informatique récent et efficient ? Est-ce qu’il existe un responsable informatique qui entretient le parc informatique ?

Un manque de ressources matérielles ou l’obsolescence du parc informatique peuvent nuire à la compatibilité avec les futurs outils numériques.

Pour gagner du temps, externaliser cet audit permet de bénéficier d’un regard extérieur sur la structure. Eukles propose à cet effet un service d’audit, comprenant également l’accompagnement dans la mise en place de la numérisation.

Etape 3 : Vérifier le niveau de formation des collaborateurs au numérique

Avec les processus et les outils listés, il est essentiel désormais de vérifier la maturité numérique des collaborateurs et du travail collaboratif au sein de l’entreprise. Les intégrer au plus tôt dans la transformation numérique de l’entreprise permet que le changement engagé par la direction soit adopté par toutes les équipes, dans les meilleures conditions.

Pour s’assurer que cette transition soit fluide, est-ce que tous les collaborateurs sont sensibilisés au numérique, jusqu’à quel niveau ? Pour chacun d’entre eux, savent-ils utiliser les outils mis à leur disposition ? Faut-il prévoir des formations au numérique et à la cybersécurité ?

Adopter des outils sans prévoir de formation pour les collaborateurs peut réduire l’efficacité de la numérisation de l’entreprise.

Etape 4 : Lister les obligations légales à respecter

En fonction du type de structure ou même du service, les obligations légales à respecter sont diverses et les identifier permet de trouver les outils de dématérialisation réellement adaptés à la structure.

En premier lieu, le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD ou GDPR) encadre la gestion de données personnelles, quelle que soit leur origine, depuis 2018. Que la donnée concerne les collaborateurs, les partenaires ou les clients, elle doit être conservée de manière sécurisée grâce à des outils conformes au RGPD et être hébergée en Europe, au risque d’entrer en conflit avec les réglementations des pays hors de l’Union Européenne (ex : Cloud Act).

D’autres réglementations ou exigences s’appliquent uniquement à certains types de structure. Par exemple, le référentiel Marianne définit les engagements qualité pour les mairies et les administrations dans l’accueil et les réponses aux administrés. Les outils de dématérialisation participent alors à l’application de cette charte.

Les différents services de l’entreprise ont également des réglementations différentes pour la dématérialisation. Ainsi, le service des ressources humaines doit respecter la loi El Khomri pour l’envoi dématérialisé de bulletins de paie alors que la comptabilité doit se baser sur le projet de loi de finances de 2021 pour l’émission de factures électroniques.

Lister les différentes obligations légales permettra de préciser le choix d’un outil numérique respectant les critères légaux de l’entreprise.

Etape 5 : Prendre en compte la mise en place du télétravail

La numérisation de l’entreprise, outre le fait qu’elle améliore la productivité, permet de mettre en place le télétravail, quand le poste le permet. Que ce soit une demande d’un collaborateur pour du travail partiel à distance ou une disposition pour s’adapter à une situation particulière, la mise en place du télétravail doit être intégrée dans le choix d’outils numériques. Est-ce que l’outil permettra aux collaborateurs de travailler depuis chez eux ? Auront-ils accès à tous les documents de l’entreprise ? L’accès sera-t-il sécurisé au sein de l’entreprise mais aussi à distance ?

Prendre en compte cet aspect fera gagner du temps pour mettre en place le télétravail au sein de l’entreprise.

Etape 6 : Choisir les outils pour accélérer dématérialisation

Les précédentes étapes auront permis de mettre en lumière des usages et des besoins propres à l’entreprise. Il est désormais temps de trouver le ou les outils qui accélèreront la dématérialisation.

Par exemple, la GED développée par Eukles centralise tout le patrimoine documentaire d’une entreprise, de toute provenance, et l’accès peut se faire depuis les locaux de l’entreprise ou à distance. Elle permet de mettre en place des workflows à partir des processus internes de l’entreprise pour fluidifier les échanges d’informations, comprendre les tâches allouées et respecter les délais. Les nombreux modules et connecteurs permettent à la GED de s’adapter aux outils de l’entreprise et aux besoins métier.

Lire aussi : Comment booster la productivité et le travail collaboratif durant ce deuxième confinement avec la GED ?

La solution d’envoi de courrier multicanal Resoposte, quant à elle, est idéale pour l’envoi de factures ou de bulletins de paie dématérialisés. Depuis l’imprimante virtuelle Resoposte, les documents issus de logiciels métiers sont facilement envoyés aux partenaires ou aux clients.

Si les effectifs doivent se former sur ces solutions, l’équipe formation Eukles prend le relais pour s’assurer de la complète maitrise des solutions par les collaborateurs.

Il n’y a plus qu’à s’y mettre !

  1. SGC / CMS : Système de Gestion de Contenu (Content Management System)
  2. GRC / CRM : Gestion Relation Client (Customer Relationship Management)
  3. PGI / ERP : Prologiciel de Gestion Intégré (Enterprise Ressource Planning)