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Le télétravail et la GED

A l’heure où plus de 15% de la population active française pratique occasionnellement le télétravail, selon un sondage IFOP de 2017, les solutions de dématérialisation des flux documentaires ont plus que jamais un rôle essentiel à jouer.

En effet, le télétravail offre de nombreux avantages aux travailleurs mais aussi aux entreprises !

Les télétravailleurs sont plus efficaces, plus autonomes et subissent moins le stress des transports. La qualité des conditions de travail (concentration, espace calme, interruptions minimes) et la confiance exprimée encouragent les télétravailleurs et leur permettent d’avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie familiale.

Du côté des managers, une relation de confiance se créée avec les collaborateurs et le management évolue pour évaluer davantage la performance que la présence du collaborateur.

La mise en place du télétravail nécessite quelques ajustements dans les méthodes de management mais surtout dans les outils utilisés pour gérer les flux documentaires.

La solution GED, développée par Eukles, permet de simplifier la mise en place du télétravail avec 4 grands axes.

1 – Simplifier l’accès aux documents de travail pour les collaborateurs

Fini les dossiers encombrants et lourds à transporter au domicile ou les risques de perte de documents lors des déplacements !

Avec les solutions de dématérialisation, les dossiers de travail sont tous disponibles et archivés dans le même espace !

La GED permet d’organiser les documents de travail et d’y accéder à tout moment. Tous les types de documents et de fichiers peuvent y être stockés. L’application mobile proposée par la GED remplace le scanner des imprimantes multifonctions et permet d’accéder aux documents à tout moment.

2 – Conserver la confidentialité des documents

Le télétravail amène à se connecter via des réseaux externes à l’entreprise, pouvant entrainer une faille de sécurité si l’accès aux données n’est pas limité.

La solution GED propose une authentification sécurisée pour chaque collaborateur, avec des identifiants uniques. Les adresses IP des collaborateurs, si elles sont fixes, peuvent être renseignées comme sûres grâce à la restriction d’accès via l’adresse IP. Le verrouillage des documents prévient le téléchargement de documents confidentiels ailleurs que sur le réseau de l’entreprise.

La gestion des droits d’accès de la GED permet de préserver la confidentialité des documents et de restreindre l’accès aux dossiers et aux fonctionnalités selon les utilisateurs.

3 – Travailler avec ses collègues à distance

Préserver les processus présents dans l’entreprise est un enjeu organisationnel essentiel lors de la mise en place du télétravail.

Le module « Workflow » permet de mettre en place des processus de traitement documentaire, entre plusieurs collaborateurs, exactement comme dans l’entreprise. Les étapes sont personnalisables et plusieurs intervenants peuvent être liés à ces actions.

Pour les demandes d’actions particulières sur les documents, les bannettes collaboratives fonctionnent comme le travail bureautique physique, avec les actions attendues et des consignes supplémentaires.

Les processus de signatures sont aussi dématérialisés grâce à la signature électronique et le paraphe.

D’autres fonctionnalités permettent de communiquer sur les tâches traitées ou d’échanger sur un document.

Il ne reste plus qu’aux managers d’appeler de temps en temps leurs collaborateurs pour prendre de leurs nouvelles, faire des points quotidiens et éviter la sensation d’isolement des télétravailleurs.

4 – Conserver un rythme de travail

La sensation d’horaires illimitées peut conduire certains télétravailleurs à faire preuve de beaucoup de zèle et dérégler l’équilibre professionnel et personnel.

La restriction d’horaires de la GED permet de préserver la santé des collaborateurs et reproduire les horaires de travail de l’entreprise.

Plus qu’à s’y mettre !

Le télétravail devient une nouvelle philosophie et fait évoluer la culture d’entreprise. C’est également l’occasion de mettre en place une stratégie de dématérialisation des données. Une bonne mise en place permet à l’entreprise et aux collaborateurs de développer une confiance nouvelle et une productivité améliorée.