Politique de confidentialité
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après, le « RGPD »), Eukles Solutions vous informe qu’elle place la protection des données à caractère personnel au cœur de ses missions et des services qui vous sont proposés.
La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des Données Personnelles pour les utilisateurs de l’application mobile de Gestion Electronique de Documents (GED) GED Eukles.
Définitions
- Cookie : fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d’un utilisateur et associé à un domaine web. Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le même domaine.
- Données à caractère personnel, Données personnelles ou Données : correspond à toutes informations relatives à une Personne Concernée identifiée ou identifiable permettant de l’identifier directement ou indirectement ;
- Destinataires de données : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
- Durée de conservation : Durée imposée par le droit et/ou choisie par le responsable de traitement, au terme de laquelle les données peuvent être supprimées ;
- Finalité : But/objectif principal de l’utilisation de Données personnelles. Les données sont collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne sont pas traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial.
- Personne Concernée : signifie toute personne physique identifiée ou identifiable à laquelle se rapportent les Données personnelles traitées. Est réputée être une personne identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (ex : nom, numéro d’identification, identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale). Dans le cadre du service GED Eukles, l’utilisateur personne physique est la Personne Concernée ;
- Responsable de traitement : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens de ce traitement.
- Sous-traitant : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données personnelles pour le compte du responsable de traitement.
- Traitement de Données personnelles : concerne toutes les opérations ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) portant sur des Données personnelles ou des ensembles de Données personnelles ;
- Transfert de Données personnelles ou Transfert : Toute action d’envoi, communication, copie, transmission, diffusion ou accès à distance à des Données personnelles, quel que soit le support ou le moyen de communication utilisé ;
- Violation de Données personnelles : Toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données personnelles.
Responsable traitement
Vos données sont traitées par Eukles Solutions, filiale du Groupe DOCAPOSTE au Capital de 100 000€, dont le siège social est 235 rue Saint Honorat, 83510 Lorgues, présidé par Monsieur Roland André et ayant pour Numéro Unique d’Identification 485 162 549 (RCS de Draguignan).
Finalité du traitement
L’application mobile GED Eukles utilise les données personnelles avec pour finalité le stockage et la gestion de documents numériques, et le travail collaboratif.
Base juridique du traitement de données
La base légale sur laquelle repose le traitement de vos données personnelles est l’exécution du contrat.
Données à caractère personnel traitées & Durées de conservation associées
Dans le cadre de la réalisation des finalités de traitement, GED Eukles est amené à traiter les jeux de données à caractère personnel rattachables directement et indirectement à ses utilisateurs. Les jeux de données personnelles traités dans le cadre de GED Eukles sont les suivants :
| Sous Finalité du traitement | Données personnelles traitées | Durées de conservation des données |
|---|---|---|
| Gestion des comptes utilisateur | Nom, prénom, adresse mail professionnelle, rôle, identifiant de connexion, historique d’activité | Durée maximum de 5 ans Suppression manuelle à l’issu du contrat + 3 mois Suppression manuelle à la demande du client, exécuté sous 45 jours |
| Stockage des documents | Documents, métadonnées associées renseignées manuellement ou automatiquement, y compris potentiellement des données personnelles ou sensibles. | Durée maximum de 5 ans Suppression manuelle à l’issu du contrat + 3 mois Suppression manuelle à la demande du client, exécuté sous 45 jours |
| Travail collaboratif | Nom, prénom, documents associés | Durée maximum de 5 ans Suppression manuelle à l’issu du contrat + 3 mois Suppression manuelle à la demande du client, exécuté sous 45 jours |
| Annuaire de contact | Nom, prénom, adresse postale, adresse mail professionnelle ou personnelle, code unique | Durée maximum de 5 ans Suppression manuelle à l’issu du contrat + 3 mois Suppression manuelle à la demande du client, exécuté sous 45 jours |
Catégories des personnes concernées par le traitement
Les personnes concernées par le traitement de données à caractère personnel de GED Eukles sont :
- Les clients finaux utilisateurs de la solution ;
- Les clients des clients finaux utilisateurs de la solution.
Transferts de Données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE)
Les Données Personnelles traitées par le groupe Docaposte sont hébergées au sein de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Economique Européen (EEE).
Vos Données personnelles peuvent faire l’objet d’un Transfert en dehors de l’Espace Economique Européen, par l’intermédiaire de certains Sous-traitants de Eukles Solutions.
A ce titre, Eukles Solutions s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la conformité du Transfert de Données personnelles, en effectuant une étude d’impact du Transfert, en signant des Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne dans leur version du 4 juin 2021 (Décision d’exécution 2021/914) et en mettant en place toutes les garanties additionnelles nécessaires à cette fin.
Eukles Solutions s’engage à veiller au respect de ces obligations par leurs Sous-traitants à l’égard de leurs propres Sous-traitants.
Une liste des destinataires des Données personnelles situés en dehors de l’Espace économique européen donnant lieu à des Transferts de Données personnelles entre Eukles Solutions et ses Sous-traitants est disponible à la section « Destinataires ou catégories de destinataires des Données » ci-après.
Destinataires ou catégories de destinataires des données
Au regard de la finalité poursuivie par ce traitement, les données traitées sur GED Eukles sont destinées à/aux sous-traitant suivants :
| Destinataire | Type de traitements réalisés | Transfert de données hors UE |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement des données en Cloud | Non concerné |
| Docaposte BPO | Service de signature électronique, Hébergement des données en Cloud, Service d’IA conversationnelle | Non concerné |
| Docaposte DPS | Service d’archivage SAE | Non concerné |
| Maileva | Envoi de courriers physiques via des centres d’éditique | Non concerné |
| La Poste (Digiposte) | Envoi de bulletins de paie vers un coffre-fort numérique personnel | Non concerné |
| Mindee | Extraction de données d’un document importé par l’Intelligence Artificielle | Non concerné |
| Firebase (Google LLC) | Analyse des comportements utilisateur, remontées d’erreurs, système de notifications | Concerné, Etats-Unis Encadrement via des Clauses Contractuelles Types |
Sécurité des Données personnelles
Vos Données personnelles sont conservées dans des conditions de sécurité et de confidentialité adaptées, Eukles Solutions ayant déployé une politique de sécurité prévoyant des mesures organisationnelles et techniques conformes à l’état de l‘art et aux référentiels applicables.
Droit des personnes concernées
La base légale du Traitement de Données personnelles réalisé par Eukles Solutions repose sur l’exécution du contrat. Cette base légale est susceptible d’affecter les droits et libertés des Personnes Concernées. Au regard de cette base légale de traitement, nous vous rappelons que vous pouvez exercer les droits suivants auprès du Responsable de traitement, en vertu de la législation européenne sur la protection des données :
- Droit d’accès : vous avez le droit, sans justification préalable, de demander directement à Eukles Solutions d’accéder aux Données personnelles qui vous concernent. Ainsi, tout utilisateur aura le droit d’accéder à ses Données en s’adressant au service en charge de la protection des données ;
- Droit à la rectification de vos Données personnelles : en cas de traitement de vos Données personnelles, Eukles Solutions met en œuvre des mesures appropriées pour garantir l’exactitude de vos Données et leur mise à jour pour les Finalités auxquelles elles ont été collectées. Si vos Données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’obtenir leur rectification ;
- Droit à l’effacement de vos Données personnelles : vous avez le droit de demander, dans certaines situations particulières que des Données personnelles vous concernant soient effacées. Ce droit à l’effacement peut notamment être exercé par les Personnes Concernées lorsque :
- Droit à la limitation : vous pouvez contester l’exactitude des Données utilisées par Eukles Solutions ; vous opposer à ce que vos Données soient traitées, le Responsable de traitement est habilité à instruire et examiner votre demande. Pendant ce délai d’instruction de celle-ci, vous pouvez demander à Docaposte BPO de geler l’utilisation de vos Données tout en les conservant ;
- Droit à la portabilité : vous disposez de la possibilité de récupérer une partie de vos Données personnelles sous format ouvert et lisible pour une réutilisation à des fins personnelles ;
- Droit d’opposition ou droit au retrait du consentement : Vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer à ce que vos Données fassent l’objet d’un Traitement.
Selon les situations, un ou plusieurs de ces droit(s) ne pourra(ont) être satisfait(s), par exemple :
- S’il existe un ou des motifs légitimes et impérieux qui imposent de continuer à traiter vos Données personnelles ;
- Si vos Données personnelles sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
- Si une obligation légale impose de conserver vos Données.
Pour toutes demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter Eukles Solutions à l’adresse suivante : mesdroits.rgpd@docaposte.fr.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Nous vous rappelons que vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Contact et délégué à la protection des données
La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de l’attachement du groupe DOCAPOSTE – La Poste à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles de ses clients.
Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité et les activités de traitement des données mises en œuvre par Eukles Solutions, filiale du groupe DOCAPOSTE, veuillez contacter :
Par courrier :
DOCAPOSTE
Pôle PRIVACY-RGPD
45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier
94200 Ivry-sur-Seine
Par courriel :
privacy@docaposte.fr
Modification de la Politique de confidentialité
La présente Politique de confidentialité peut être modifiée en tout ou partie, à tout moment, par Eukles Solutions. Toute modification de la présente politique et des traitements de données à caractère personnel sera portée à la connaissance des utilisateurs.
Dernière mise à jour le 14/04/2026