Dossiers SIV : la nouvelle obligation d’archivage électronique crée une opportunité stratégique pour les professionnels habilités

La réforme, entrée en vigueur de l’arrêté du 1er juillet 2025, applicable depuis le 1er août 2025, introduit de nouvelles règles qui bouleversent le secteur automobile et encadrent l’habilitation des professionnels au SIV. Cet arrêté impose de conserver les dossiers d’immatriculation pendant 5 ans dans un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020.

Cette évolution marque l’entrée du secteur automobile dans l’ère de la preuve numérique sécurisée et de la traçabilité documentaire. Les professionnels habilités disposent d’un délai transitoire jusqu’au 1er août 2026 pour se mettre en conformité avec les nouvelles exigences. Cette évolution réglementaire transforme une contrainte administrative en véritable enjeu organisationnel et juridique.

Pourquoi cette évolution change la donne ?

Les professionnels de l’automobile habilités SIV (garages, concessions, négociants, centres auto) devront :

Conserver l’intégralité des pièces justificatives : justificatifs d’identité des parties, justificatifs de domicile récents, certificats de cession signés par le vendeur et l’acquéreur, demandes d’immatriculation complètes, mandats autorisant le professionnel à agir pour le compte du client, échanges opératoires réalisés avec le système SIV pour le compte du client et toutes pièces complémentaires requises selon les situations comme des justificatifs d’assurance, permis de conduire pour certains véhicules, certificats de conformité pour les véhicules neufs ou importés, quitus fiscaux pour les véhicules en provenance de l’étranger.)
Garantir l’intégrité et la traçabilité des documents
Être en capacité de les restituer à la préfecture en cas de contrôle
Supprimer les documents à échéance dans le respect du cadre légal : À l’issue de la période de conservation de 5 ans, l’article 10 de l’arrêté impose la suppression définitive et sécurisée des documents archivés (cadre légal du RGPD).

Deux normes encadrent aujourd’hui le sujet :

F Z42-013

Norme de référence pour les Systèmes d’Archivage Électronique (SAE) complets

Garantit la valeur probante
Couvre la conservation, la traçabilité et l’intégrité dans le temps

NF Z42-020

Spécifie les exigences d’un Coffre-Fort Numérique

Composant technique sécurisé
Peut être intégré dans un SAE complet

Un simple espace de stockage sécurisé ne répond pas aux exigences réglementaires dont le non-respect entraîne l’invalidité juridique de l’archivage et expose le professionnel à des sanctions administratives. Le document archivé doit impérativement servir de preuve opposable en cas de litige ou de contrôle, ce qui impose des garanties techniques et organisationnelles strictes :

L’horodatage qualifié certifie la date et l’heure de dépôt de chaque document dans le coffre-fort.
L’intégrité du document : chaque fichier déposé dans le coffre-fort reçoit une empreinte numérique unique.
L’authenticité garantit l’origine du document : le système d’archivage doit enregistrer précisément l’identité de la personne qui a déposé chaque document, la date et l’heure exactes du dépôt, et toutes les métadonnées associées au fichier.
La traçabilité complète impose que chaque action, consultation, tentative d’accès effectuée sur un document soit enregistrée de manière permanente et inaltérable.

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Comment l’Administration accède t’elle aux dossiers archivés à distance ?

La réforme impose également que les dossiers SIV archivés dans un coffre-fort numérique puissent être consultés à distance par l’administration. Les services du ministère de l’Intérieur, les préfectures ou les forces de l’ordre doivent ainsi pouvoir accéder aux dossiers lors d’un contrôle sans se déplacer dans les locaux du professionnel habilité. Cet accès est strictement sécurisé et encadré : les agents doivent s’authentifier et chaque consultation est enregistrée dans un journal d’audit, garantissant une traçabilité complète des accès. Pour répondre à cette exigence, Eukles intègre le tiers archiveur Arkhineo, filiale de Docaposte, permettant un archivage électronique conforme et sécurisé des dossiers SIV.

Quels sont les risques juridiques et économiques en cas de non-conformité ?

Le non-respect des nouvelles obligations d’archivage peut avoir des conséquences importantes pour les professionnels habilités SIV. L’arrêté du 1er juillet 2025 prévoit en effet que l’absence de conformité peut entraîner la suspension immédiate de l’habilitation, voire son retrait définitif si la situation n’est pas régularisée rapidement.

Au-delà de l’aspect administratif, le professionnel s’expose également à des risques juridiques en cas de litige avec un client : sans dossier complet, intègre et traçable, il devient difficile de prouver la validité des démarches réalisées. À l’inverse, un archivage électronique conforme, garantissant l’authenticité et la traçabilité des documents, constitue une véritable protection juridique pour l’entreprise.

Quelles sont les recommandations de la FNA ?

Face aux évolutions techniques et réglementaires liées à la réforme du SIV, la Fédération Nationale de l’Automobile a alerté les professionnels du secteur. L’organisation souligne que l’archivage électronique obligatoire constitue l’un des changements les plus structurants de la réforme. Elle recommande donc aux entreprises habilitées SIV de s’appuyer sur des spécialistes de l’archivage numérique afin de garantir leur conformité et d’anticiper les contraintes techniques liées à la conservation des dossiers.

Le recours à un expert permet de sécuriser la mise en conformité et de simplifier la transition vers l’archivage électronique. Les professionnels bénéficient d’une solution technique conforme aux normes en vigueur, notamment la norme NF Z42-020, garantissant un stockage sécurisé et traçable des documents. Ils profitent également d’un accompagnement dans le paramétrage de la solution, l’intégration dans les processus métiers et la formation des équipes, afin d’intégrer l’archivage numérique sans perturber l’activité quotidienne.

La réponse Eukles : GED + Archivage à valeur probante pour les besoins spécifiques des professionnels SIV

Eukles intègre désormais le tiers archiveur Arkhineo, filiale de Docaposte, leader français de l’archivage électronique à valeur probante, conforme aux exigences réglementaires.

Concrètement, cela permet :

✔ Archivage légal 5 à 10 ans conforme ✔ Horodatage et scellement des documents ✔ Garantie d’intégrité ✔ Traçabilité complète ✔ Restitution immédiate en cas de contrôle

Portail Préfecture dédié (Compte Consultant)

Création d’un accès sécurisé permettant :
Consultation des archives pendant les 5 ans légaux
Recherche multicritère
Export sécurisé des dossiers

Automatisation des échéances

Grâce aux données extraites automatiquement du document (date de dépôt, typologie documentaire) :
Requêtes périodiques automatiques
Remontée des dossiers arrivant à échéance
Alertes paramétrables

Gestion intelligente de la corbeille

Grâce aux données extraites automatiquement du document (date de dépôt, typologie documentaire) :
Requêtes périodiques automatiques
Remontée des dossiers arrivant à échéance
Alertes paramétrables

Une solution clé en main pour être conforme immédiatement :

GED opérationnelle
Archivage probatoire intégré
Automatisation des échéances
Conformité NF Z42-013 / NF Z42-020
Portail dédié administration

Vous êtes garagiste, concessionnaire, loueur de véhicules ou professionnel de la carte grise ? Contactez nous dès maintenant et découvrez notre solution de GED intégrant le coffre-fort numérique SAE parfaitement conforme à la norme NF Z42-020.