Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant une certaine durée minimale.
Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Si notre solution eDocuBank vous aide à classer vos documents dès leur numérisation et leur archivage physique, voici un récapitulatif vous aiguillant sur les différentes durées de conservations en France :
Documents civils et commerciaux
| Type de document | durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans | art. L.110-4 Code de commerce |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | art. L137-2 du Code de la consommation |
| Contrat conclu par voie électronique à partir de 120 € | 10 ans (à compter de la livraison/ prestation) | art. L134-2 du Code de la consommation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | art. 2227 du Code civil |
| Correspondance commerciale | 5 ans | art. L110-4 du Code de commerce |
Pièces comptables
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Livres et registres comptable | 10 ans (à compter de la clôture d’exercice) | art. L123-22 du Code de commerce |
| Pièces justificatives: bon de commande, de livraison ou de réception; factures clients et fournisseurs, … | 10 ans (à compter de la clôture d’exercice) | art. L123-22 du Code de commerce |
Documents fiscaux
| Type de documents | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| impôts sur les revenus et impôts sur les sociétés | 3 ans à partir de l’année d’imposition | art. L169 du livre des procédures fiscales |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 2 ans à partir de l’année d’imposition | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 2 ans à partir de l’année d’imposition | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 1 an à partir de l’année d’imposition | art. L.173 du livre des procédures fiscales |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 3 ans à partir de l’année d’imposition | art. L.174 du livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 3 ans à partir de l’année d’imposition | art. L.176 du livre des procédures fiscales |
Documents sociaux (Société commerciale)
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS ) | art. 2224 du code civil |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | art. 2224 du code civil |
| Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices | art. L.225-117 du code de commerce |
Gestion du personnel
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | art. L.3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | art. R.1221-26 du code du travail |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
- source :
- http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml