Actualisation des durées légales de conservation des documents

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant une certaine durée minimale.

Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Si notre solution eDocuBank vous aide à classer vos documents dès leur numérisation et leur archivage physique, voici un récapitulatif vous aiguillant sur les différentes durées de conservations en France :

Documents civils et commerciaux

Type de document durée de conservation Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans art. L.110-4 Code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans art. L137-2 du Code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique à partir de 120 € 10 ans (à compter de la livraison/ prestation) art. L134-2 du Code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans art. 2227 du Code civil
Correspondance commerciale 5 ans art. L110-4 du Code de commerce

Pièces comptables

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Livres et registres comptable 10 ans (à compter de la clôture d’exercice) art. L123-22 du Code de commerce
Pièces justificatives: bon de commande, de livraison ou de réception; factures clients et fournisseurs, … 10 ans (à compter de la clôture d’exercice) art. L123-22 du Code de commerce

Documents fiscaux

Type de documents Durée de conservation Texte de référence
impôts sur les revenus et impôts sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition art. L169 du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 2 ans à partir de l’année d’imposition art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 2 ans à partir de l’année d’imposition art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 1 an à partir de l’année d’imposition art. L.173 du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de l’année d’imposition art. L.174 du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 3 ans à partir de l’année d’imposition art. L.176 du livre des procédures fiscales

Documents sociaux (Société commerciale)

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS ) art. 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans art. 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation art. 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices art. L.225-117 du code de commerce

Gestion du personnel

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans art. L.3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié art. R.1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… 5 ans art. 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales
  • source :
  • http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml