Face au contexte sanitaire actuel, les entreprises doivent s’adapter et le télétravail est souvent devenu indispensable pour qu’elles puissent poursuivre leur activité.
Lors du premier confinement, on estime qu’environ un tiers des actifs a été amené à faire du télétravail1.
Mais pour les entreprises, ce changement dans les méthodes de travail crée de nouveaux besoins, et suppose de répondre aux problématiques du travail collaboratif et d’accès aux documents avec les contraintes que sont l’isolement et l’éloignement géographique des collaborateurs.
Cependant, aujourd’hui, des solutions existent pour répondre à ces nouveaux besoins : les outils de Gestion Electronique de Documents ou GED.
La solution GED développée par Eukles, est notamment la solution privilégiée par plusieurs centaines d’entreprises pour simplifier la mise en place du télétravail et optimiser la productivité malgré les restrictions liées au confinement.
Attardons-nous sur quelques-unes des fonctionnalités qui font de la GED Eukles la meilleure alliée des entreprises pour le télétravail.
1 – Un accès aux documents à distance facilité
L’une des forces de la GED est d’offrir une centralisation des documents de l’entreprise dans un espace unique et sécurisé accessible 24/7 peu importe où se trouve le salarié.
La GED va ainsi faire office de véritable armoire numérique sécurisée et intelligente, et s’adapter aux différents usages des collaborateurs pour consulter, diffuser et archiver l’ensemble des informations dont ils ont besoin : courriers, devis, factures, bons de commandes, bons de livraison, bulletins de paie, contrats, etc.
Les bureaux ne sont ainsi plus encombrés des différentes chemises et dossiers contenant l’ensemble des documents nécessaires pour travailler, la recherche de document est facilitée, les documents sont trouvés plus facilement, et l’information circule de façon plus fluide et rapide tout en conservant leur confidentialité.
2 – Poursuivre le développement de son activité grâce à la signature électronique
La signature de documents est un processus fondamental en ce qu’elle constitue la base de toutes les relations entre l’entreprise et les tiers.
La signature traditionnelle, c’est à dire manuscrite, est cependant encore trop souvent un processus qui peut s’avérer :
- Chronophage au regard des délais propres à l’organisation d’un rendez-vous de signature ou à l’envoi du document à signer par courrier ;
- Coûteux si on prend en compte les frais inhérents aux déplacements pour le rendez-vous de signature (essence, péage etc.) où à l’envoi postal du document ;
- Non sécurisée d’un point de vue juridique lorsque la signature consiste en un simple scan d’une signature manuscrite et que le document ainsi signé est envoyé par mail.
Dans un contexte où les entreprises sont amenées à adopter des modes de travail à distance, la signature manuscrite n’est donc pas adaptée pour faciliter les transactions, les collaborations, les partenariats et favoriser le développement de l’activité de l’entreprise.
La signature électronique intégrée à la GED Eukles est conforme à la réglementation européenne eIDAS et a une vraie valeur légale qui apporte une protection juridique et contractuelle aux signataires. Elle constitue donc à ce titre une alternative parfaite pour pallier aux faiblesses de la signature manuscrite.
La signature électronique donne donc la possibilité de poursuivre le développement de son activité en signant par exemple de nouveaux contrats malgré la distanciation sociale.
3 – Des nouveaux process de travail collaboratifs plus modernes et plus productifs
Si la GED facilite l’accès aux documents, elle facilite également leur partage et les interactions entre collaborateurs.
En effet, la GED permet par bien des aspects d’améliorer le travail collaboratif grâce à la mise en place de processus documentaires directement dans la solution. A chaque étape, les collaborateurs désignés réalisent les actions demandées, valident l’étape tout en respectant les échéances, même hors de l’entreprise.
Le partage d’informations entre collaborateurs ou avec des intervenants externes est sécurisé et beaucoup plus intuitif grâce à la GED : envoi de dossiers lourds via des liens sécurisés, bannettes virtuelles pour partager des fichiers et des tâches aux collaborateurs, protections des données confidentielles grâce à la limitation d’accès aux intervenants externes.
La GED développée par Eukles place le collaboratif au cœur des échanges de documents et offre la possibilité de standardiser les méthodes de travail en donnant une meilleure visibilité sur les tâches confiées, le tout à distance.
4 – Une solution flexible pour répondre aux besoins de tout type d’entreprise
Avec le premier confinement, une majorité d’entreprises n’était pas forcément préparée à faire face à ces nouvelles méthodes de travail qui ont été imposées par les circonstances liées au COVID-19.
Mais au sein des TPE/PME notamment, une prise de conscience sur la nécessité de dématérialiser leur processus métiers semble cependant avoir eu lieu puisque 33 % des chefs d’entreprises voient une opportunité dans la transformation digitale2.
Et s’il est certain que certains métiers sont plus propices au télétravail que d’autres, il n’en reste pas moins que la gestion des documents de l’entreprise au quotidien reste finalement un impératif pour n’importe quelle entreprise.
Grâce à sa flexibilité dans ses fonctionnalités et ses connecteurs, la GED dialogue avec les différents outils métier utilisés dans les structures, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité, pour les accompagner dans une transition digitale, faire face aux divers challenges et adopter le télétravail sereinement.
5 – Une confidentialité améliorée
Comme évoqué précédemment, la GED facilite l’accès et le partage des documents.
Pour autant, dans une entreprise où certaines informations sont sensibles et doivent demeurer confidentielles (bulletins de paie, documents comptables, juridiques etc.), avoir la possibilité de restreindre l’accès à certains documents est une nécessité.
La gestion poussée des droits des utilisateurs dans la GED Eukles répond à cette nécessité, en offrant la possibilité de limiter l’accès à certains dossiers pour garantir cette confidentialité. En externe, le partage avec un lien sécurisé permet de limiter l’accès avec un délai maximum et de bénéficier d’un suivi de consultation des documents et dossiers partagés.
De cette façon, la GED centralise les documents dans un environnement digital sécurisé, personnalisable et collaboratif, depuis n’importe où, sans faire obstacle à la confidentialité.
Conclusion
Le télétravail constitue à n’en pas douter un virage que les entreprises ont récemment été contraintes d’adopter.
Grâce sa flexibilité et à ses nombreuses fonctionnalités, l’utilisation de la GED développée par Eukles contribue à rendre cette transition plus simple, à transformer celle-ci en opportunité de développement et à redonner confiance dans le télétravail.
- Enquête OpinionWay-Square Management pour « Les Echos » et Radio Classique
- Etude Transformation digitale des entreprises, CPME SAGE Aout 2019 : https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/etude-transformation-digitale-des-tpe-2019